Geenstijl

Dit is deel 18 van het feitenfeuilleton UWV: Kroniek van een faalfabriek. Hierin beschrijft database doctor @René Veldwijk van binnenuit zijn ervaringen met het UWV. Lees HIER de introductie, inclusief een lijst met afleveringen en personages.

2007-2008 en oktober-november 2012

Eind 2007 is de stressfase voorbij. Voor mij dan want mijn teamleden zijn hard aan het werk. De nieuwe database is ontworpen en iedereen is data aan het laden, koppelsoftware aan het bouwen (technoterm: webservices) of gegevensbestanden voor afnemers aan het produceren. Mijn 'bufferbaas' de GVR en zijn secretaresse verzorgen het administratieve handwerk. Ik vind het niet erg. Het geeft mij tijd om het UWV beter te doorgronden. Participatief organisatieonderzoek is harde noodzaak maar ook fascinerend. Jammer dat ik al eens ben gepromoveerd.

Ik ben speciaal geïntrigeerd door de extreme kosten, het bedrag van 270 miljoen euro dat als tussenstand aan de Kamer is gemeld. Zelfs als ik dat deel door onze uurtarieven van 135 tot 170 euro per uur en de BTW meereken zit ik al op duizend mensjaren. En er gaan veel Indiase Capgemini-uren in één uur van ons. De UWV-vingers wijzen echter ook naar IBM. 

Ik sta op scherp als een IBM-manager vertelt dat ons datagebruik van kwaad tot erger gaat. De stand is 26,3 terabytes ofwel dik 26.300.000 megabytes. Ik kan het niet geloven en sla weer aan het rekenen: bijna 2 megabytes per geregistreerde burger voor twee jaar aan aangiften – zeg maar een lijvig leesboek per persoon 

Met onze data opslag-vretende noodvoorziening (plus onze veel zuiniger opvolger daarvan) zijn wij slechts verantwoordelijk voor een fractie van die 26 terabytes. De rest wordt gebruikt door overbodige systemen of is gewoon nooit opgeruimd. Van veel systemen bestaan ook meerdere kopieën en dan gaat het heel hard. Ik denk even dat zelfs IBM het kostenniveau gênant vindt, maar hoor later dat IBM de data-explosie nauwelijks kan bijbenen.

De contracten met clubs als IBM en Capgemini zijn diep geheim, maar ik wil nu toch weten welke kosten wij voor onze klant maken. Ik krijg te horen dat IBM zijn kosten doorbelast op basis van alleen de gegevensopslag. Het prijskaartje bedraagt 16.000 euro per terabyte per maand – ex BTW. IBM stuurt voor alleen al het polisgebeuren dus een maandelijkse rekening die hard richting de half miljoen euro gaat – en razendsnel oploopt. Ik check het bedrag bij onze database man Maarten en laat de tijdfactor weg. "Per jaar dan toch", is zijn reactie. Ik weet genoeg. Dit is grotesk. Ik vind het ook raar dat de complete rekening wordt bepaald door de gegevensopslag en niet door de intensiteit van de gegevensverwerking. Voor het soort systemen waar het UWV mee vol staat – veel data en weinig verwerking – is dat extreem ongunstig.

Ik vraag mensen met marktkennis of dit normale tarieven zijn. Niet dus. Sterker nog, de voorganger van IBM bij het UWV, Getronics, zou tarieven van 3.000 euro per terabyte per maand vragen – nog geen vijfde van IBM. De overgang van Getronics naar IBM had dan ook geleid tot een explosie van kosten. Het is de divisie automatisering die het contract met IBM heeft afgesloten en de kosten van IBM doorbelast aan de andere bedrijfsonderdelen die het maar te slikken hebben. Centrale inkoop. Schaalvoordelen. Altijd efficiënt.

Maar ook binnen de divisie gegevensdiensten zit bijna niemand met de IBM-kosten. Uiteindelijk vind ik een bondgenoot in Kees de Boer, een controller. Veel bereiken we niet. Zelfs 'dode' bestanden zijn nauwelijks te verwijderen. Dat ligt niet aan IBM maar aan het UWV. Ik richt me dus weer op het saneren van onze eigen data en de idioot hoge kosten ervan.

Ik hoor nu dat wij draaien onder een 'gouden IBM contract', wat zou slaan op het serviceniveau. Het serviceniveau van IBM is echter beroerd en kost aan verspilde mensuren handenvol geld. Het is ook een publiek geheim dat 'gouden contract' niet slaat op de verplichtingen van IBM. Die zijn er namelijk niet. Bij elke afwijking van de afspraken die ook maar het minste risico oplevert stuurt IBM een zogenaamde risk letter waarmee het UWV de verantwoordelijkheid krijgt toegeschoven voor als er iets mis gaat. Voor het bizarre verhaal over de brand in het IBM-rekencentrum dat minister Donner de Kamer voorschotelde is opeens een redelijke verklaring: IBM heeft een compleet dossier waarmee ze hun zwakke klant aan de hoogste boom kunnen ophangen. Uiteraard zijn alle risk leters diep geheim en horen wij niet welke contractafspraken tussen UWV en IBM wij precies schenden.

Ik vraag nu door bij onze database-man die door IBM wordt ingehuurd. Met resultaat: er is een andere soort data opslag genaamd nearline storage en deze kost slechts 3.500 euro per terabyte per maand. Het klinkt als een soort opslag op tragere harde schijven en daar zit ik niet op te wachten. Daags daarna komt Maarten er op terug. Hij heeft een vergelijkende test uitgevoerd op de IBM servers en vastgesteld dat de nearline schijven niet trager zijn dan de 'gouden' schijven maar juist sneller.  Ik kruip achter mijn mail en meld de directie dat wij graag van onze gouden hardware zouden willen afstappen en reken de kostenbesparing voor. De reactie volgt prompt: Er is nét een nieuwe afspraak met IBM gemaakt. Elke soort opslag die IBM aanbiedt kost vanaf nu 11.000 euro per terabyte per maand.

Wat... een... toeval.

= = = = = = = = = = = = = = = = =

Fast forward naar oktober/november 2012, lang na deze gebeurtenissen. Het UWV heeft een nieuwe bestuursvoorzitter. Deze Bruno Bruins houdt er een heel andere bestuursstijl op na. Bruins onderhoudt contacten met iedereen die hem kan informeren en na alles wat er tussen 2007 en 2011 is gebeurd zeker ook met mij. In de loop van 2012 vraagt hij mij om met de divisie Gegevensdiensten mee te denken over bezuinigingen op de loonaangifteketen. Wetend dat elke ingreep die arbeidsplaatsen kost en dat de kwaliteit van het management niet beter is geworden, werken collega Paul van Zon en ik een besparingsvoorstel uit gebaseerd op het saneren van overbodige data: minstens de helft van de data moet weg kunnen. Wij presenteren ons voorstel in een vergadering met de top van Gegevensdiensten. Nu is de divisie automatisering wel vertegenwoordigd. Als wij ons voorstel presenteren vertelt deze vertegenwoordiger, Edward E, dat ons voorstel helaas geen soelaas biedt. De afspraken met IBM zijn namelijk nét veranderd. Er zijn nieuwe, verlaagde tarieven, maar er is nu wel een malus overeengekomen. Als ons voorstel om minder schijfopslag van IBM af te nemen wordt opgevolgd, treedt de nieuwe malusregeling in werking. Overbodige gegevens verwijderen kost het UWV nu geld. Het is echt heel spijtig maar dat moeten we als UWV niet willen. Mijn maag draait om. Ik stuur de directie een verbitterde mail en wens Bruno Bruins in gedachten het beste.

Naschrift: As we speak loopt de komende jaren de overgang van IBM naar een nieuwe partij. Begrote kosten volgens het UWV Informatieplan: 60 miljoen euro.

Actueel: De automatiseringsbaas van UWV en een nieuwe topvrouw gaven op 16 januari op eigen verzoek een technische briefing aan de Tweede Kamer. Twee Kamerleden stelden gericht vragen naar aanleiding van dit feuilleton en de reactie van de UWV bestuurders richting Femke Merel van Kooten (ex-PvdD) en Jasper van Dijk (SP) is het bekijken waard. Complete sessie hier*. *